备品备件管理系统

背景：

一般而言，备品备件的都是通过ERP系统进行管理。ERP管理备件的采购和出入库。但是在管理的细度和控制成本方面，ERP的功能难以满足工厂的需求，大量的业务都是在线下进行，在系统中难以管控。

因此，为了进一步优化管理方式，实现备件业务全面线上化，制造型企业需要引入一个全新的系统来管理备品备件的实物。并期望该系统将取代原有的线下流程。

系统目标：

通过引入备品备件系统，来实现备品备件全流程的可追溯性和可查性。通过建立一个集中的管理平台，使得备品备件的采购、入库、出库、使用、归还、处置、维修和库存管理等环节都能够通过系统进行操作和记录。

此外，系统还需要提供备品备件的库龄分析功能，帮助客户及时识别和处理库存中的老化备件，并采取平衡利库的管理策略。

通过备品备件系统的项目实施，期望能够实现备品备件管理的数字化转型，提升工厂整体运营效率，并最大程度地帮客户降低库存风险和成本。

系统使用群体：

备品备件管理系统的使用者首先是企业的信息化部门，信息化专员来配置、管理、运维系统。

其次，备件仓储部门的员工也是备品备件管理系统的主要目标客户，通过此系统，他们将有效的管理库存、出入库操作，库内作业。

最后，设备部也是备品备件系统的使用者，设备工程师通过系统进行备件的领用、归还、采购申请及外修申请操作。

客户需求：

仓储管理需求往往是工厂备品备件管理需求的源头。仓储部门希望通过一个系统来实现备品备件的库存可见性和控制，采购管理以及故障维修和维护管理，并具备数据分析和报告功能来支持决策。

对于工厂生产管理部门来说，希望通过建立完善的备品备件管理系统，来全面管理备件的采购、新件使用和旧件使用业务；并细分备件的品类，按管理要求分别进行单品管理、批次管理和品种管理；建立标准化备件基础档案，通过数据分析和智慧监控服务，实现呆滞库监控、异常领用监控、旧件库龄监控和外修超期监控等功能，以提高备件管理效率、降低成本，并确保设备可靠性和可用性。

具体而言，他们需要备品备件满足如下需求：

库存可见性和控制：仓储部门希望实现对备品备件库存的可见性和控制。他们需要一个系统来准确记录和跟踪备品备件的库存数量、位置和状态，以便及时了解库存情况，并做出相应的库存管理决策。

采购管理和库存平衡利库：采购和仓储部门需要一个系统来管理备品备件的采购流程，通过系统的库龄分析，充分利用已有的库存，避免重复采购并确保备品备件的及时供应。

故障维修和维护管理：工厂需要一个系统来记录备品备件的故障情况和维修记录。他们希望能够追踪备品备件的维修历史，包括维修日期、维修人员、维修费用等信息，以便及时发现故障并采取适当的维修措施。

库存盘点管理：对备品备件进行定期或不定期的盘点。盘点结果能够准确反映实际库存情况，帮助发现并纠正库存记录中的差异和错误，提高库存数据的准确性和可靠性。

数据分析和报告功能：工厂希望能够通过系统进行数据分析和生成报告。他们希望能够了解备品备件的使用情况、采购趋势、维修频率等信息，以便进行优化和决策支持。

物料条码化：

备件物料需要进行基础的条码化管理，只有进行条码化，才能对备件进行有效的追踪和备查。

按照管理的颗粒度不同，备件可以分为3种管理模式：品类管理、批次管理、一物一码管理。

对于非设备备件，易耗品，一般都采用品种管理；

普通设备备件建议采用批次管理，批次管理的备件可实现先进先出，质保期到期先出功能；

对于对关重件，有维修价值的备件需要按一物一码进行管理；领用出库时，指定是哪一台设备使用，并且关重件实行闭环管理，实现关重件的全生命周期跟踪；

可维修的备件也实行一物一码，可以实现维修件的单独管理和全流程跟踪。

系统功能：

一般而言，标准的备品备件管理系统需要具备如下功能：

到货入库：备件采购到货后，通过扫码方式关联采购单并执行入库操作。完成备件的入库业务。在整个业务执行过程中，备品备件管理系统需要和ERP进行交互，传递采购订单，采购收货入库等信息，确保数据的一致性和准确性。系统应该记录每次入库的时间、入库人员和入库数量等关键信息。每个入库记录应与对应备件的唯一标识符关联，以便进行备件的追溯和溯源。

备件上架：系统在收货时自动分配建议的库位和上架任务，确保收到的物料能够尽快被正确地放置到合适的库位中。在现场可选择使用手持终端或PC端进行物料上架。

备件移库：用户通过扫描需要移库的物料条码，将其与系统中对应的库存信息进行匹配，并扫码新库位条码，完成移库操作。

备件调拨：首先在系统内创建提交调拨申请单，审批结束后，执行备件调拨操作，调拨完成后关闭相关单据。

备件盘点：根据盘点计划自动生成盘点任务，支持单仓库和品类盘点。盘点结束后自动生成盘点差异单。

备件领用：可以按照组织架构维度对设备备件领用情况进行统计，方便对成本进行追踪和考核。

备件旧件归还：备件从设备被替换下来后，需要归还到备件库。备件只有被归还后，才可以领新件。

备件外修：建立从外修申请到维修件回厂入库的总体管理流程，并对外修件进行全生命周期管理。

管控难点&风险点：

在实施备品备件管理系统过程中，存在一些难以管控的业务点，这些业务点如果被忽略点，往往会产生一定的业务分线。例如：

1. 在采购到货时，货车司机携带的单据往往难以找到相关采购单信息（缺少条码，缺少采购订单号），这对收货业务产生了一定影响，入库单难以匹配真实的采购单据，难以对备件的采购业务进行监控、考核。

2. 设备工程师在进行备件领用时，不按实际业务发生场景进行领用，存在提前领用，代领用，多领用的情况，对设备部的备件领用考核造成极大的干扰。

3. 备件使用寿命到期下机后，往往之前的条码已经遗失，在做旧件归还时，无法对备件身份进行识别，造成该备件全生命周期信息的缺失。

未来发展趋势

自动感知与数据采集：借助智能标签等技术，备品备件管理系统自动采集备品备件的库存数量、位置、使用状态等信息，无需人工干预，提高数据的准确性和及时性。

智能预警与决策支持：利用数据智能和AI算法，系统能够根据历史数据和实时信息，预测备品备件的需求趋势、设备的故障概率等，自动发出库存预警和采购建议，为管理者提供科学决策依据。

自动化流程处理：通过机器人流程自动化（RPA）技术，实现备品备件的出入库、盘点、审批等流程的自动化，减少人工操作，缩短业务的审核周期，提高业务操作的准确性和及时性。

总结

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